Die wichtigsten Rechte sind das Vervielfältigungsrecht und das Verbreitungsrecht, ohne die der Druck und Verkauf von Büchern und Zeitschriften ohnehin nicht möglich sind, sowie das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung. Weil sich aus diesen Nutzungsrechten auch die gesetzlichen Vergütungsansprüche, die die VG WORT wahrnimmt, ableiten, muss der Verlag bestätigen, dass der Urheber ihm die Rechte eingeräumt hat.
Nach der seit dem 7. Juni 2021 geltenden Rechtslage haben Verlage wieder einen eigenständigen Anspruch auf eine Beteiligung an den Einnahmen der VG WORT.
Es ist nicht mehr maßgeblich, ob der Urheber einer Verlagsbeteiligung gegenüber der VG WORT zugestimmt hat. Daher werden seit dem 1. Februar 2022 solche Zustimmungen im Online-Service-Portal T.O.M. nicht mehr abgefragt.
Im Bereich Wissenschaft sind ausschließlich gedruckte Fach- und Sachpublikationen meldefähig. Hierzu zählen
Fach- u. Sachbücher sowie Broschüren
wissenschaftliche und Fachzeitschriften (auch Special-Interest-Zeitschriften, wenn sie monothematisch sind und sich an eine Zielgruppe mit einem gemeinsamen, fachlich bestimmten und eng eingegrenzten Interessengebiet richten)
Ergänzungslieferungen zu Loseblattwerken
kartographische Werke
Lernkarten ab einem Umfang von 101 Karten
Online-Publikationen und E-Books können ausschließlich bei METIS – Texte im Internet gemeldet werden. Werke, die in digitaler wie auch gedruckter Form erscheinen, können in beiden Formen gemeldet werden.
Gedruckte belletristische Werke, Lyrik, autobiografische Werke sowie Kinder- und Jugendbücher nehmen an der Ausschüttung Bibliothekstantieme öffentliche Bibliotheken teil.
Verlage können entweder über unser Online-Service-Portal T.O.M. im Bereich Wissenschaft unter Meldung erstellen melden oder über das VLB (Verzeichnis lieferbarer Bücher), soweit Ihre Titel dort gelistet sind (E-Mail kundenservice@mvb-online.de, Tel. 069 1306-550).
Wissenschaftliche und Fachzeitschriften, Ergänzungslieferungen von Loseblattsammlungen sowie sonstige Titel, die nicht im VLB verzeichnet sind, können ausschließlich über T.O.M. gemeldet werden.
Formlose Meldungen, z.B. als E-Mail oder (Excel-)Liste, können nicht berücksichtigt werden.
Meldeschluss ist in jedem Jahr der 31. Januar, um im selben Jahr an der Ausschüttung teilnehmen zu können. Jede Publikation kann einmalig gemeldet werden, sofern sie in den drei Kalenderjahren erschienen ist, die dem Meldeschluss vorangehen. Werke, die vor dieser Ausschlussfrist erschienen sind, können nicht mehr gemeldet werden.
Da Fach- und Sachpublikationen auch in öffentlichen Bibliotheken einstehen können, partizipieren bei der VG WORT gemeldete Werke automatisch auch an der Verteilung der Bibliothekstantieme öffentliche Bibliotheken, sofern dort Ausleihen dieser Titel registriert werden.
Um als Verleger Meldungen tätigen und Ausschüttungen beziehen zu können, ist – unabhängig von Ihrem Wahrnehmungsvertrag als Urheber – auch der Abschluss eines Wahrnehmungsvertrags für Verlage erforderlich. Bitte registrieren Sie sich hierzu auf unserem Online-Service-Portal T.O.M. als Verlag. Unter diesem Zugang können Sie nach Vertragsabschluss künftig Ihre Verlagspublikationen melden. Die Meldungen, die Sie unabhängig davon weiterhin über Ihren T.O.M.-Account als Urheber tätigen, bleiben davon unberührt und werden gesondert bearbeitet.
Meldungen, die Sie erfolgreich über das Online-Service-Portal T.O.M. getätigt haben, können Sie anschließend 36 Monate lang in Ihrem Account einsehen unter Archiv meiner T.O.M. Meldungen.
Der Upload erfolgt über das Verzeichnis lieferbarer Bücher (VLB). Sie können dort den Upload überprüfen, aber dies ist noch nicht die Übertragung der Meldedaten an die VG WORT. Einmal pro Jahr (Anfang Februar) werden die gesammelten Uploads vom VLB an die VG WORT übertragen.
Meldungen im Bereich Wissenschaft müssen bis zum 31. Januar eingehen, um im gleichen Jahr an der Ausschüttung teilzunehmen. Nach diesem Termin eingehende Meldungen können erst für die nächstjährige Hauptausschüttung berücksichtigt werden, sofern keine Ausschlussfristen dagegenstehen.
Fristverlängerungen können nicht gewährt werden. Die Meldefristen sind im Verteilungsplan geregelt. Ausnahmen sind nicht möglich.
Voraussetzung für eine Ausschüttung der vollen Tantieme in der Fachbuchausschüttung ist, dass das Buch, die Broschüre oder das (Lern-)Karten-Werk in mindestens fünf wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland verfügbar ist. Überprüft wird die Verbreitung über den Karlsruher virtuellen Katalog (KVK).
50 % der Tantieme können ausgeschüttet werden, wenn zumindest drei Standorte im KVK gegeben sind oder der Verkauf von 100 Exemplaren in Deutschland bei einem Mindestverkaufspreis von € 10,- festgestellt wird. Die Verkaufszahlen werden über das Handelspanel von Media Control abgefragt.
Voraussetzung für eine Ausschüttung der vollen Tantieme in der Fachzeitschriftenausschüttung ist, dass die Fachzeitschrift für den entsprechenden Jahrgang in mindestens zwei wissenschaftlichen Bibliotheken mit der Möglichkeit der Fernleihe in Deutschland verfügbar ist. Pflichtexemplare werden nicht berücksichtigt. Überprüft wird die Verbreitung über die Zeitschriftendatenbank (ZDB).
50 % der Tantieme können ausgeschüttet werden, wenn eine Auflage von mindestens 500 Druckexemplaren nachgewiesen werden kann.
Meldungen von Werken, die noch keine ausreichende Verbreitung für eine Vergütung aufweisen, werden vorerst zurückgestellt und zu einem späteren Zeitpunkt erneut bearbeitet, ehe das Erscheinungsjahr nach drei Jahren verfristet. Bitte verzichten Sie auf eine erneute Meldung. Sollte eine ausreichende Verbreitung bis zur Verfristung des Erscheinungsjahres nicht erfüllt sein, ist eine Ausschüttung für dieses Werk leider nicht möglich.
Jedes Buch kann grundsätzlich nur einmal gemeldet werden und wird auch nur einmal vergütet. Die einzige Ausnahme stellt eine in wesentlichen Teilen veränderte Neuauflage dar, die mindestens 10 % neuen Text im Vergleich zur Vor-Auflage enthalten muss. Nicht berücksichtigt werden dabei die bloße Aktualisierung von Daten, Veränderungen im Druck- und Erscheinungsbild oder der Austausch von Bildmaterial.
Die Ausschüttungsquoten hängen zum einen von den zur Verfügung stehenden Einnahmen und zum anderen vom Meldevolumen ab. Da beides variieren kann, unterliegen auch die Quoten je Erscheinungsjahr – mitunter deutlichen – Schwankungen. Die Quoten für das Vorjahr werden i. d. R. im Mai veröffentlicht, sobald der Verwaltungsrat diese beschlossen hat.